sexta-feira, 2 de setembro de 2011

Ser Mais Produtivo

Ser mais produtivo é, cada vez mais, uma necessidade, dada a velocidade a que tudo acontece, e à crescente escassez de tempo disponível para fazer tudo. É por isso que a capacidade de ser mais produtivo faz toda a diferença!

O ritmo de vida é cada vez mais frenético, e o tempo cada vez mais um bem escasso e valioso, por isso, é cada vez mais importante sermos capazes de produzir mais em menos tempo, ou pelo menos, produzir mais no mesmo tempo que temos agora.
Por estes motivos, deixo aqui 5 dicas rápidas e práticas para que possa usar em seu benefício e aumentar a sua produtividade.

1. Regra do 80/20

Conhecida como o Princípio de Pareto, a regra dos 80/20, defende que, 80% das consequências advêm de 20% das causas. Isto é, aplicando a uma situação real, 80% do seu retorno, advêm de 20% das suas tarefas.
Sendo discutível, se é mesmo assim ou se em determinado caso é 60/40, ou 70/30, na minha opinião, o mais importante de tudo, é reter a ideia de que apenas algumas das tarefas que desempenhamos são responsáveis pela maior parte do nosso retorno.
Tendo esta ideia bem presente, temos a possibilidade de selecionar quais as tarefas que são na realidade mais produtivas, e apostar, dedicar e investir mais tempo nelas, como forma de aumentarmos o nosso restorno.
Parece simples e lógico, e até é, mas o problema é conseguir focar-se nessas tarefas, mas para isso há outras dicas.


2. Redes Sociais, Email, Messengers e Afins


Nos dias que correm, a internet tornou-se na maior distração que existe, tal é a variadade de coisas que se podem fazer, entre elas, especial destaque para as redes sociais, softwares de conversação como o messenger ou o skype, entre outras.


Já experimentou contabilizar o tempo que passa em cada uma destas áreas, seja nas redes sociais, seja na “conversa”? Ou a ver o seu email de 5 em 5 minutos?


Dê uma especial atenção a este assunto e verá que em muitos casos, ficará surpreendido com os resultados, já que são algumas das formas de passar o tempo sem retirar retorno.
Haverá aqui também que equacionar o equilíbrio de utilização destas ferramentas, mas em grande maioria são utililizadas muito além do contexto profissional, e aqui não há qualquer retorno.


Deslique!


Sim, desligue as redes e os messengers, por períodos de tempo pré-definidos, para que lhe seja possível focar a sua atenção e energia na tarefa que se propõe a concretizar.
Verá que, desta forma, conseguirá aproveitar muito mais o seu tempo e ser mais produtivo.

3. Exigente mas Realista


Definir objetivos de natureza variada, é fundamental para conseguir focar a sua energia e tempo no que é mais importante e, com isso, ser mais produtivo.


Ao definir estes objetivos, é fundamental que tenha em atenção, que estes objetivos devem corresponder a 2 critérios; serem exigentes, mas realistas.


Isto porque, em primeiro lugar, você deve ser o primeiro a exigir de si mesmo, que seja produtivo, ou mais produtivo, e por outro lado, porque se não forem objetivos realistas, poderá ter consequências negativas em si e na sua forma de trabalhar, já que, não só ficará desiludido e frustrado por não conseguir atingir os seus objetivos de forma recorrente, como também criará (inconscientemente) o hábito de não atingir os objetivos a que se propõe.
Por estes motivos, é importante que defina os seus objetivos de forma equilibrada, considerando estes 2 fatores e atribuindo-lhes pesos iguais.


4. A alta produtividade tem horas
Pode parecer estranho, mas efetivamente, não é.
Nós somos mais produtivos a certas horas do dia que a outras. Não tenha dúvidas!
Seja devido a hábitos próprios, à existencia de mais ou menos distrações, à nossa própria predisposição para trabalhar, cada um de nós tem as suas horas de alta produtividade, e as horas normais ou de menor rendimento.

Eu próprio, tenho certas horas do dia, que parece que passam e não consigo criar nem metade do que consigo a outras horas. Tenho as minhas horas de alta produtividade perfeitamente identificadas e verifico isso de forma recorrente.
Há pessoas que são mais produtivas logo de manhã, outras à noite ou noutros períodos do dia.
Inclusivamente, já sei que se tiver determinado tipo de tarefas para fazer, vou planear executá-las nas minhas horas de maior rendimento, pois a garantia de conseguir conretizá-las no tempo necessário, é bem superior.
Já conhece as suas horas de maior rendimento?

5. Intervalos com alguma frequência


Pela minha experiência, que vale o que vale, nao é por ficar encarcerado e amarrado a uma secretária por muitas horas eguidas que consigo produzir mais. Até pelo contrário. Muitas das vezes, fazer breves pausas entre períodos de 90 minutos ou à volta disso, é muito estimulante para, por um lado descansar a cabeça, e por outro, refrescar as ideias.
Muitas vezes, é neste períodos que surgem ideias novas sobre como abordar certos assuntos, ou como resulver alguns problemas, etc.


Estas pausas são muito produtivas em 2 aspetos:


1 - dão-lhe a possibilidade de descansar, e


2 - a frescura suficiente e muitas vezes necessária para ultrapassar obstáculos.


Além destes motivos, e segundo pessoas devidamente habilitadas no ramo da saúde (que não é o meu caso), para as pessoas que trabalham com computadores, outro dos benfícios de fazer estas pausas, está relacionada com o fato de poder descansar a sua vista.


Embora este último ponto não seja propriamente relacionado com a produtividade, achei importante referir em tom de complemento dos restantes.


Espero que estas técnicas o ajudem a ser mais produtivo e a combater as principais distrações e obstáculos ao aumento da produtividade!




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